Künstliche Intelligenz (KI) in der Auftragsbearbeitung gewinnt immer mehr an Bedeutung. Die manuelle Bearbeitung von Aufträgen – insbesondere bei eingehenden E-Mails – ist zeitaufwendig, fehleranfällig und teuer. Doch wie genau funktioniert die Automatisierung der Auftragserfassung mit KI? Welche Vorteile ergeben sich für Unternehmen – besonders für KMU – und worauf ist bei der Umsetzung zu achten? Dieser Artikel gibt einen Überblick.
Warum Künstliche Intelligenz in der Auftragsverarbeitung einsetzen?
Täglich gehen in Unternehmen Hunderte E-Mails mit Bestellungen, Angeboten oder Anfragen ein. Oft sind die relevanten Informationen in PDF-Anhängen oder Freitext-Nachrichten versteckt. Mit klassischen Tools ist die digitale Auftragsabwicklung schwierig. Genau hier kommt künstliche Intelligenz ins Spiel:
- Sie liest Inhalte automatisiert aus,
- erkennt strukturrelevante Daten (z. B. Bestellnummer, Mengen, Artikelnummern),
- und ergänzt diese durch Anreicherung mit Kundendaten aus bestehenden Systemen.
Wie funktioniert KI-gestützte Auftragsbearbeitung?
1. E-Mail- und Anhangsanalyse
KI-Systeme nutzen Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) und NLP (Natural Language Processing), um Texte aus PDFs, Word-Dokumenten oder Bilddateien zu extrahieren – auch bei unstrukturierten E-Mails.
2. Datenextraktion und -strukturierung
Wichtige Auftragsdaten werden identifiziert, geprüft und in ein standardisiertes Format überführt. So wird eine zuverlässige automatische Auftragserfassung möglich – ganz ohne manuelles Copy-Paste.
3. Integration in Backend-Systeme
Per API oder Plug-in werden die Daten direkt an ERP-Systeme, Auftragserfassungssoftware oder CRM-Plattformen übergeben – natürlich mit kundenindividueller Integration.
4. Selbstlernende Optimierung
Je mehr Daten die KI verarbeitet, desto besser wird sie: Das System erkennt Muster, verbessert seine Extraktion und reduziert kontinuierlich Fehler.
Vorteile auf einen Blick
- Zeiteinsparung: Aufträge werden in Sekunden statt Minuten verarbeitet.
- Fehlerminimierung: KI erkennt Dubletten, Inkonsistenzen oder fehlende Angaben automatisch.
- Skalierbarkeit: Auch bei hohem Volumen bleibt die Bearbeitungszeit konstant.
- Internationalisierung: Mit Unterstützung für Auftragserfassung auf Englisch und anderen Sprachen.
- Transparenz: Jeder Bearbeitungsschritt ist nachvollziehbar dokumentiert.
Praxisbeispiel: E-Mail-basierte Auftragserfassung im Mittelstand
Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen erhält täglich rund 120 Bestellungen per E-Mail. Früher dauerte die Bearbeitung mehrere Stunden täglich. Mit einer KI-basierten Lösung zur Auftragsverarbeitung für Mails wurde dieser Prozess komplett automatisiert:
- Anhänge werden erkannt und analysiert,
- Auftragsdaten extrahiert und validiert,
- Aufträge in das ERP-System übertragen.
Ergebnis: 75 % Zeitersparnis und 30 % weniger Rückfragen – ein starker Beitrag zur Kundenbindung im B2B.
Worauf bei der Implementierung zu achten ist
- Datenschutz & Sicherheit: Achten Sie auf DSGVO-konforme Anbieter mit sicheren Cloud-Lösungen.
- Schnittstellenfähigkeit: Die Lösung sollte sich nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft integrieren lassen.
- Benutzerfreundlichkeit: Einfache Bedienung ist entscheidend für die Akzeptanz im Team.
Fazit
Der Einsatz von künstlicher Intelligenz in der Auftragsbearbeitung ist mehr als ein Trend – es ist ein echter Effizienzhebel. KMU profitieren besonders von der Kombination aus automatischer Auftragserfassung, digitaler Auftragsabwicklung und kundenspezifischer Integration. So wird der gesamte Prozess schneller, fehlerfreier und zukunftsfähig.