Jede Bewerbung. In fünf Minuten am Telefon.
Hanna, unsere digitale Assistentin, ruft jeden neuen Bewerber automatisch an – in Minuten, auch abends und am Wochenende. Bis Ihr Team morgens den Rechner startet, ist der Erstkontakt erledigt und die Eckdaten stehen im System.
Für Personaldienstleister, Recruiting-Agenturen und HR-Teams mit hohem Bewerbungsaufkommen. DSGVO-konform, Verarbeitung der Bewerberstimme in der EU.
Die ersten Stunden entscheiden – und genau dann hat niemand Zeit
Ein Bewerber, der sich um 20:30 Uhr bewirbt, ist in diesem Moment maximal motiviert: Er hat sich gerade aktiv entschieden. Ruft am nächsten Nachmittag jemand zurück, konkurrieren Sie bereits mit jedem anderen Arbeitgeber, bei dem er sich am selben Abend beworben hat.
In der Praxis vergehen zwischen Bewerbungseingang und erstem Kontaktversuch oft ein bis drei Tage. Das Ergebnis kennt jeder Recruiter: Die Nummer geht nicht ran, die Rückrufbitte verpufft, der Kandidat hat unterschrieben – woanders.
Die Zahlen dazu: 21 % der Kandidaten haben schon einmal eine Stelle abgesagt, weil der Auswahlprozess zu lange dauerte (Königsteiner Gruppe), und in der softgarden-Befragung stößt eine späte Reaktion bei 42,5 % der Bewerber auf klare Ablehnung. Wer Bewerber schneller kontaktiert, gewinnt – im Recruiting ist Speed-to-Lead wörtlich zu nehmen:
Minuten statt Tage
bis zum Erstkontakt – unabhängig von Uhrzeit und Wochentag
Jeder Bewerber
wird kontaktiert, nicht nur die, für die Zeit bleibt
Mehrfache Anrufversuche
zu unterschiedlichen Tageszeiten, automatisch
Bewerber automatisch anrufen: vom Eingang zum qualifizierten Datensatz – ohne dass jemand zum Hörer greift
- Bewerbung trifft ein. Der Anruf wird automatisch ausgelöst – per E-Mail-Weiterleitung, ATS-Schnittstelle oder Webhook. Funktioniert mit Bewerbungen aus Jobbörsen, Karriereseite und Social-Media-Kampagnen.
- Hanna ruft an. Innerhalb weniger Minuten, mit transparenter Vorstellung. Im Gespräch werden die Punkte geklärt, die Sie definiert haben: Verfügbarkeit, Führerschein, Schichtbereitschaft, Gehaltsvorstellung – was immer für die Stelle zählt. Auf Wunsch vereinbart Hanna direkt einen Termin mit Ihrem Team.
- Ergebnisse landen im System. Strukturierte Antworten, Gesprächszusammenfassung und Empfehlung für den nächsten Schritt – im ATS, per E-Mail oder als Export. Nicht erreichte Bewerber werden automatisch erneut versucht.
Ein Beispiel aus der Praxis
Gesprächsauszug (gekürzt):
Hanna: Guten Abend, hier spricht Hanna, die digitale Assistentin von [Firma Mustermann]. Sie haben sich vor wenigen Minuten auf die Stelle als [Berufskraftfahrer] beworben – vielen Dank dafür! Ich rufe an, um drei kurze Fragen zu klären, damit sich das Team schnell bei Ihnen melden kann. Passt das gerade?
Bewerber: Ähm, ja klar.
Hanna: Super. Ab wann wären Sie denn frühestens verfügbar?
...
Das Ergebnis in Ihrem Alltag
Ihr Team startet morgens mit vorqualifizierten Bewerbern
statt mit einer Liste von Anrufversuchen
Keine Bewerbung bleibt liegen
– auch nicht in Urlaubszeiten, auch nicht bei Kampagnen-Peaks mit 50 Bewerbungen am Tag.
Bewerber erleben Sie als schnellsten Arbeitgeber im Rennen.
Der Erstkontakt nach Minuten ist ein Erlebnis, von dem Kandidaten erzählen.
Volle Transparenz:
Jedes Gespräch ist dokumentiert und nachlesbar.
Starten Sie mit einem Pilotprojekt
Sechs Wochen, eine Stelle oder ein Kanal Ihrer Wahl, gemeinsam definierte Erfolgsmessung – zum Beispiel Erreichbarkeitsquote und Zeit bis zum Erstkontakt. Danach entscheiden Sie auf Basis von Zahlen, nicht von Versprechen.
Preisindikation: Pilot: einmalig ab 3000 € · Laufender Betrieb: ab 500 €/Monat, abhängig vom Bewerbungsvolumen
Häufige Fragen
Merken Bewerber, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja – weil Hanna es ihnen sagt. Jedes Gespräch beginnt mit einer transparenten Vorstellung. Unsere Erfahrung: Bewerber bewerten die sofortige Reaktion deutlich höher als die Frage, wer anruft. Wer nicht mit einer digitalen Assistentin sprechen möchte, kann jederzeit einen Rückruf durch einen Menschen wählen.
Was passiert, wenn der Bewerber nicht abnimmt?
Hanna versucht es automatisch erneut – zu anderen Tageszeiten, mit konfigurierbarer Anzahl an Versuchen. Optional erhält der Bewerber zusätzlich eine SMS mit Rückrufnummer.
Ist das DSGVO-konform?
Beim Sofortkontakt nach einer Bewerbung besteht in der Regel eine gute Ausgangslage: Der Bewerber hat sich aktiv beworben und rechnet mit einer Kontaktaufnahme – die Verarbeitung erfolgt typischerweise im Rahmen der Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses. Die Bewertung für Ihre konkreten Fälle treffen Sie als verantwortliche Stelle. Auf der technischen Seite sorgen wir für die Voraussetzungen: Die Stimme Ihrer Bewerber wird ausschließlich in der EU verarbeitet, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist inklusive, Gesprächsdaten werden ausschließlich für Ihren Auftrag verwendet, und jeder Anruf beginnt mit einer transparenten Vorstellung als digitale Assistentin. Für die rechtliche Einordnung im Detail empfehlen wir, Ihren Datenschutzbeauftragten einzubeziehen – eine Rechtsberatung können wir nicht leisten.
Mit welchen Systemen funktioniert das?
parbyt ist bewusst integrationsoffen: E-Mail-Weiterleitung funktioniert immer und sofort. Darüber hinaus binden wir Ihr ATS per Schnittstelle oder Webhook an – sprechen Sie uns auf Ihr System an.
Können wir Einfluss auf die Fragen und die Stimme nehmen?
Vollständig. Fragenkatalog, Tonalität, Begrüßung, Stimme und sogar der Name Ihrer Assistentin werden gemeinsam festgelegt, und Sie hören Testgespräche ab, bevor der erste echte Bewerber angerufen wird.
Erleben Sie es aus Bewerbersicht
Buchen Sie ein Erstgespräch – dort lassen wir Hanna Sie selbst anrufen, live und an Ihrem eigenen Telefon. Danach wissen Sie genau, wie sich der Erstkontakt für Ihre Bewerber anfühlt.