Ihr Bewerberpool ist ein Schatz. Heben muss ihn nur jemand.
Hunderte frühere Bewerber liegen in Ihrer Datenbank – aber niemand weiß, wer davon heute verfügbar ist. Hanna, unsere digitale Assistentin, reaktiviert Ihren Bewerberpool: Sie telefoniert jeden Kontakt durch und liefert einen aktuellen Status. In Tagen, nicht in Monaten.
Für Personaldienstleister, Recruiting-Agenturen und HR-Teams mit hohem Bewerbungsaufkommen. DSGVO-konform, Verarbeitung der Bewerberstimme in der EU.
Jeder hat einen Pool. Niemand hat die Zeit.
Silbermedaillen-Kandidaten, frühere Bewerber, Messekontakte: Über die Jahre sammeln sich hunderte bis tausende Profile in Ihrem Talent- und Kandidatenpool an. Theoretisch ist das Ihr wertvollster Recruiting-Kanal – diese Menschen kennen Sie bereits, und die Ansprache kostet keinen Cent Anzeigenbudget.
Praktisch ist der Pool ein Friedhof: Telefonnummern veralten, Lebenssituationen ändern sich, und das Durchtelefonieren von 800 Kontakten ist eine Aufgabe, die im Tagesgeschäft immer verliert. Also wird für jede neue Stelle wieder Anzeigenbudget verbrannt – während der passende Kandidat vielleicht seit zwei Jahren in der eigenen Datenbank liegt.
Rechenbeispiel: 800 Pool-Kontakte × 10 Minuten pro Anrufversuch × durchschnittlich 2,5 Versuche = über 330 Stunden Telefonarbeit. Das sind zwei Monate Vollzeit – pro Durchlauf.
Talentpool reaktivieren in drei Schritten: von der toten Liste zum sortierten Pool
- Liste übergeben. Sie exportieren Ihre Pool-Kontakte (Excel, CSV oder direkt aus dem ATS). Gemeinsam legen wir fest, was geklärt werden soll: Verfügbarkeit, Wechselbereitschaft, aktuelle Tätigkeit, Gehaltsrahmen, Aktualität der Kontaktdaten.
- Hanna telefoniert. Jeder Kontakt wird angerufen – mit transparenter Vorstellung und Bezug auf die frühere Bewerbung. Nicht Erreichte werden zu anderen Tageszeiten erneut versucht. Wer nicht mehr kontaktiert werden möchte, wird sauber dokumentiert und ausgetragen.
- Sie erhalten den sortierten Pool zurück. Zu jedem Kontakt ein klarer Status plus Gesprächsnotiz – als Excel-Report oder direkt zurück in Ihr System.
Verfügbar & interessiert
Wechselbereit, aber nicht sofort
Aktuell nicht interessiert, später wieder ansprechen
Austragen
Nicht erreicht (Daten veraltet)Ein Beispiel aus der Praxis
Gesprächsauszug (gekürzt):
Hanna: Guten Tag, hier spricht Hanna, die digitale Assistentin von [Personalwerk Mustermann]. Sie hatten sich [im letzten Jahr] bei uns als [Elektroniker] beworben, und wir wollten uns erkundigen, wie es Ihnen inzwischen ergangen ist. Hätten Sie zwei Minuten?
Bewerber: Ja, kann ich machen.
Hanna: Schön! Sind Sie aktuell in einer Anstellung – und falls ja: Wären Sie grundsätzlich offen für einen Wechsel, wenn die Rahmenbedingungen stimmen?
...
Das Ergebnis
- Ein lebendiger Pool statt einer Datei-Leiche: Sie wissen bei jedem Kontakt, woran Sie sind – und können bei der nächsten Stelle gezielt die Wechselbereiten ansprechen.
- Besetzungen ohne Anzeigenbudget: Jede Stelle, die aus dem Pool besetzt wird, spart Anzeigen- und Active-Sourcing-Kosten.
- Saubere Daten: Veraltete Nummern, Dubletten und Austragungswünsche werden dokumentiert – auch im Sinne der DSGVO ein Gewinn.
- Ein fester Preis, ein klares Ende: Kein Projekt ohne Boden. Liste rein, Report raus.
Der risikofreie Einstieg: 100 Kontakte zum Festpreis
Geben Sie uns 100 Kontakte aus Ihrem Pool. Hanna telefoniert sie durch, und Sie erhalten innerhalb von 5 Werktagen nach Bereitstellung der Liste und Freigabe des Gesprächsleitfadens den vollständigen Report. Sie sehen an Ihren eigenen Daten, was die Reaktivierung bringt – bevor Sie über den Gesamtpool entscheiden.
Preis: Pilot: 990 € für 100 Kontakte – pro Kontakt inklusive bis zu 3 Anrufversuchen zu unterschiedlichen Tageszeiten und vollständiger Statusrückmeldung. Gesamtpool: Staffelpreis je Kontakt, abhängig vom Volumen.
Abgerechnet wird pro übergebenem Kontakt, für den Hanna anruft – unabhängig vom Gesprächsausgang. So wissen Sie die Kosten vorab auf den Euro genau.
Häufige Fragen
Wie reagieren Kandidaten auf den Anruf einer digitalen Assistentin?
Hanna stellt sich zu Beginn transparent vor und nimmt Bezug auf die frühere Bewerbung. Die meisten Kandidaten empfinden den Anruf als Wertschätzung: Jemand hat an sie gedacht. Wer lieber mit einem Menschen sprechen möchte, bekommt einen Rückruf vermerkt.
Was passiert mit Kontakten, die nicht erreicht werden?
Jeder Kontakt wird bis zu dreimal zu unterschiedlichen Tageszeiten angerufen. Wird danach niemand erreicht, unterscheiden wir im Report sauber zwischen zwei Fällen: Bei einer gültigen, aber nicht abgenommenen Nummer („lebt, gerade nicht erreichbar“) und einer toten oder nicht mehr vergebenen Nummer („ausmustern“). Beides ist eine wertvolle Information für Ihre Datenpflege – Sie wissen anschließend, welche Datensätze sich lohnen und welche raus können, auch im Sinne der DSGVO.
Und Sie gehen kein Risiko ein: Die gültigen, aber beim ersten Durchlauf nicht erreichten Kontakte versuchen wir im Pilot einmal kostenlos erneut. Bleiben sie schwer erreichbar, zeigt genau das, wofür unser laufender Service „Bewerber automatisch anrufen“ gemacht ist – dort ruft Hanna so lange zu wechselnden Zeiten an, bis sie jemanden erreicht.
Mit welcher Erreichbarkeit können wir rechnen?
Das hängt stark vom Alter und der Pflege Ihres Pools ab. Bei älteren Pools ist erfahrungsgemäß ein relevanter Teil der Nummern veraltet oder die Kandidaten sind beim ersten Durchlauf am Arbeitsplatz schwer erreichbar – genau deshalb gibt es die mehrfachen Versuche und die kostenlose Nachfassrunde. Wir besprechen eine realistische Erwartung vor dem Start, damit Sie das Ergebnis richtig einordnen können.
Wie schnell geht das?
Hanna telefoniert parallel – als digitale Assistentin führt sie viele Gespräche gleichzeitig. Ein Pool von mehreren hundert Kontakten ist in Tagen abgearbeitet, nicht in Monaten – Sie bestimmen das Tempo und die Anrufzeitfenster.
Dürfen wir unsere früheren Bewerber anrufen?
Ob für einen Kontakt eine Rechtsgrundlage für die telefonische Ansprache besteht, entscheiden Sie als verantwortliche Stelle – Sie kennen die Einwilligungen und die Historie Ihrer Kandidaten. Wir unterstützen Sie auf der technischen Seite: Hanna stellt sich zu Beginn jedes Gesprächs transparent als digitale Assistentin vor, und wer keine weitere Kontaktaufnahme wünscht, wird sauber dokumentiert und auf Wunsch ausgetragen. Den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und die Details zur Datenverarbeitung stellen wir bereit. Für die rechtliche Bewertung Ihrer konkreten Kontakte ziehen Sie im Zweifel Ihren Datenschutzbeauftragten hinzu – eine Rechtsberatung können und dürfen wir nicht leisten.
Erleben Sie es aus Bewerbersicht
Buchen Sie ein Erstgespräch – dort lassen wir Hanna Sie selbst anrufen, live und an Ihrem eigenen Telefon. Danach wissen Sie genau, wie sich der Erstkontakt für Ihre Bewerber anfühlt.